Учредитель журнала

Совершенствование работы единого портала государственных и муниципальных архивов РФ в интернете

УДК 004.031.4 + 651.83

DOI 10.52815/0204-3653_2022_03187_73
EDN: FMNFIR

Санашкина Мария
Инженер-программист, ФГБОУ ВПО «Военно-космическая академия имени
А.Ф. Можайского».
E-mail: 19.masha.63@mail.ru

Свеколкин Николай
Начальник лаборатории ФГБОУ ВПО «Военно-космическая академия имени
А.Ф. Можайского».
E-mail: Ins_61@mail.ru

ВВЕДЕНИЕ

Перемены в жизни любого общества сопровождаются противоречивостью ощущений – энтузиазмом ожидания от внедрения ­чего-то нового и эйфорией от сопричастности к этому, а также настороженностью в отношении ожидаемых к получению результатов.
Взятый в России курс на создание информационного общества и экономики готовит нас к главенствованию различных компьютерных, интерактивных и виртуальных технологий в жизни общества. В этой связи актуальными становятся вопросы организации взаимодействия и использования информационных ресурсов в различных сферах деятельности.
Доверие к информационным ресурсам и технологиям современных пользователей определяется многочисленными параметрами их работы: надежностью, трудоемкостью, достоверностью и др.
Возникновение разного рода сбоев в работе информационных ресурсов является чувствительным для любого информационного общества. Появление сбоев и некорректность работы связано в первую очередь с допущенными при проектировании просчетами в логике функционирования, т. е. организационными мероприятиями.
На примере работы с единым информационным интернет-­порталом «Архивы России» покажем некорректность его функционирования как источника информации, выявленную при простейшем тестировании. Обозначив, таким образом, направления дальнейшего совершенствования его работы.

Из истории создания интернет-­ресурсов отечественных архивов

Создание и функционирование первых отечественных архивов в глобальной сети Интернет широко обсуждались на различных конференциях и круглых столах. Изучался и анализировался иностранный опыт, экономическая целесообразность создания web-ресурсов и возможные перспективы от их внедрения и последующего использования. Разработанные предложения послужили фундаментом сформулированных рекомендаций по вступлению отечественных архивов в сеть Интернет и план работ по предоставлению материалов архивных конференций, исторических источников, исполнению интернет-­запросов пользователей.
Первые сайты архивов РФ стали создаваться в начале 2000‑х гг. Первым информа­ционно-­представительским отечественным архивным порталом стал сайт «Архивы России». Открывшийся в мае 2001 г. под эгидой Федерального архивного агентства России (далее – Росархива) при поддержке Института «Открытое общество» (Фонд Сороса) и Министерства РФ по делам печати, радиовещания и средств массовых коммуникаций. Материалы размещались на серверах Российского государственного архива научно-­технической документации (далее – РГАНТД). Первоначально информационный контент размещался в 16 разделах: Архивная отрасль, Архивное законодательство, Федеральные архивы, Региональные архивы, Летопись событий, Архивные справочники, Базы данных, Архивные проекты, Издания и публикации и др. Ресурс содержал данные обо всех федеральных и региональных архивах РФ, информировал об основных событиях в архивном мире, предоставлял возможность изучения нормативно-­правовых документов и методических пособий по архивоведению и многое другое [1].
Уже к концу 2014 г. web-ресурсы в сети Интернет имели все федеральные архивы страны [2]. Но услуги по их техническому сопровождению (поддержке) в большинстве случаев были отданы сторонним организациям, при этом информационное наполнение контентом с тех времен и по сей день возложено на штатных сотрудников архивов. Первоначально создание сайта архива регулировалось Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором были прописаны основные определения информации и информационных технологий. Не все его положения были бесспорны. К достоинствам указанного нормативного акта следует отнести системное регулирование отношений, касающихся статуса информационных систем, а также комплекса прав и обязанностей участников (операторов) таких систем. В Федеральном законе от 21.01.2009 г. № 8 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», было дано определение понятия «Официальный сайт государственного органа или органа местного самоуправления», под которое и подпадают сайты всех архивов.
Большое значение в сфере виртуального развития архивного дела оказали Рекомендации по созданию архивного сайта в интернете, разработанные Росархивом в далеком 2001 г. Необходимо отметить, что рекомендации касались проблем информационного контента сайта, организации его создания и поддержки, размещения и продвижения в интернете, разработки концепции и дизайна. При этом совершенно не рассматривали узкоспециализированный пласт технических вопросов, связанных с установкой, подключением и обеспечением защиты информации и собственного серверного оборудования. Кроме того, положения упомянутого норматива приветствовали творческий подход и самостоятельность, подчеркивая, что структура конкретного сайта не обязательно должна была совпадать с представленной в рекомендациях градации информационного наполнения сайта по разделам [3].
Вопросы, связанные с технической составляющей на этапе своего возникновения, при отсутствии достаточного опыта и квалификации, коллективам архивов приходилось решать самостоятельно, что воплощалось в виде не отвечающих страниц, избыточной и не до конца продуманной структуре ресурсов.
Основные направления развития для информационных ресурсов отечественных архивов [4–8] с тех пор остались прежними:
1) актуализация нормативно-­правовой базы по созданию архивных сайтов в сети Интернет, с учетом постоянно меняющейся современной конъюнктуры;
2) продвижение за счет широкого внедрения возможностей социальных сетей и медиа, в виде размещения ссылок на официальном сайте архива и наоборот. Данный шаг ориентирован на привлечение новой аудитории посетителей в архивы и популяризацию архивного дела;
3) активное внедрение и применение современных технологий работы баз данных, по предоставлению и поиску архивных документов на сайте, для ускорения поиска необходимой информации;
4) изучение и внедрение передового опыта зарубежных архивных сайтов в сфере взаимодействия с образовательными учреждениями и учащимися в рамках интернет среды;
5) создание мультиязычных версий сайтов отечественных архивов, для привлечения зарубежной аудитории и международного партнерства;
6) увеличение доходов за счет оплаты пользователями доступа к оцифрованным материалам.

Пример рационального подхода и воплощения

В любом субъекте РФ существует не менее одного архива, занимающегося хранением информации по определенному критерию (период или вид). В качестве примера можно привести опыт реализации регионального масштаба – интернет-­портал «Архивы Санкт-­Петербурга» [9], предоставляющего возможность поиска информации исключительно по архивным фондам Санкт-­Петербурга. И если пользователю повезет, то интересующие материалы могут быть даже оцифрованы.
Кроме того, на обозначенном ресурсе предусмотрена возможность перехода в социальные сети Вконтакте, Телеграм и др. Визуально взаимодействие на интернет-­сервисе показано на рис. 1.

Рис. 1. Схема взаимодействия ресурсов на портале «Архивы Санкт-­Петербурга»

После обработки введенных исходных данных поиска с необходимыми уточнениями, на экране отображаются все найденные материалы: с указанием названия мест хранения, номеров фондов, описей и дел, а также информация о типе обнаруженных данных (оцифрован, графический или текстовой) (рис. 2).

Рис. 2. Пример вывода результатов
поиска на «Архивы Санкт-­Петербурга»

Кроме того, есть возможность уточнения поиска согласно данным Единого классификатора документной информации Архивного фонда.
К неудобству в работе с порталом относится отсутствие возможности самостоятельной регулировки количества отображаемых на странице результатов поиска (найденных дел).
Данное решение могло бы стать еще более эффективным и востребованным, если подключить к этому порталу другие близлежащие архивные учреждения.
Для Санкт-­Петербурга, например, речь может идти о Российском государственном архиве Военно-­Морского Флота (далее – РГАВМФ) [10], так как он содержит информацию о работниках и служащих, являвшихся, в том числе жителями города и его пригородов.
Кроме того, несмотря на близость расположения, исторически тесные экономические и другие виды связей между Санкт-­Петербургом и Ленинградской областью, возможность одновременной работы с архивами этих двух субъектов на одном интернет-­ресурсе не предусмотрена, не приводится даже ссылка на соответствующие ресурсы. Необходимость предоставления этой возможности объясняется тем, что за прошедшие десятилетия наблюдалось несколько интенсивных волн миграции людей между этими регионами (Гражданская вой­на, НЭП, Великая Отечественная вой­на и послевоенное время, перестройка и распад СССР, многое другое).
На момент написания статьи на портале «Архивы Санкт-­Петербурга» возможность сопряжения и последующего отображения найденной информации о делах из РГАВМФ и архивов Ленинградской области не предусмотрена. Даже с помощью персонального кабинета Единой системы идентификации и аутентификации, такой возможности нет.

Пути совершенствования работы единого портала государственных и муниципальных архивов

Полученный отечественный опыт, наработанный при создании, эксплуатации и обслуживании порталов и систем хранения данных, был применен при реализации ряда проектов федерального уровня, таких как: Памяти героев Великой вой­ны 1914–1918 гг., Память народа 1941–1945 гг., Государственная автоматизированная система РФ «Правосудие», Георгиевские кавалеры Великой вой­ны 1914–1918 гг., Единая государственная автоматизированная информационная система и др. [11–16].
К сожалению, дальнейшие работы по развитию информационного портала «Архивы России» [17] со времени создания если не остановились совсем, то сильно замедлились (не считая представительство в социальной сети Вконтакте). Речь идет о предоставлении возможности гражданам РФ работать с каталогами и фондами всех архивов любого субъекта РФ (включая работу с муниципальными и многочисленными филиалами) на едином интернет-­ресурсе (портале), без перенаправлений и переходов на персональные сайты. Наглядно это представлено на рис. 3.

Рис. 3. Схема взаимодействия информационного портала «Архивы России»

Предполагалось, что при осуществлении поиска интересующих данных пользователь, зайдя на единый интернет-­ресурс, вводит в поисковую строку разыскиваемую информацию, выставляет ограничительные пометки [ключевое слово (слова), дата (рождения, смерти или иная), территория (регион), название населенного пункта, область поиска и так далее]. Система, обработав запрос, выводит на экран монитора полученный результат. Если он не устраивает пользователя ни качественно и ни количественно, то последний может добавить или уменьшить количество ограничений по изменению условий поиска.
Проведение простейшего тестирования функции поиска в Центральном фондовом каталоге  (далее – ЦФК) [18] портала «Архивы России» по состоянию на сентябрь 2021 г. показало следующие результаты (таблица 1):

Таблица 1. Результаты тестирования поиска по ключевым словам

– отсутствие возможности задания временных ограничений по установлению исследуемого периода (верхней и нижней границ поиска);
– отсутствие возможности добавления поиска по уточняющим (дополнительным) словам;
неполнота результатов поиска (например, только лишь по фамилии Цхададзе было найдено всего 4 единицы хранения [2 в Санкт-­Петербурге и 2 в Удмуртии], при этом не выводились результаты поиска на [12]. При воспроизведении условий поиска на портале «Архивы Санкт-­Петербурга» там будет обнаружено 8 дел, а на портале «Памяти героев Великой вой­ны 1914–1918 гг.» их нашлось еще больше);
– недостоверность поиска [так при поиске по фамилии Иванов, с одновременным указанием в качестве субъекта РФ Санкт-­Петербург, выдало ее отсутствие среди имеющихся записей. Ситуация повторилась при проверке по отдельности фамилий Петров и Попов. После смены региона на Ленинградскую область и поочередной проверке названных выше фамилий, было указано об отсутствии записей в ЦФК]. Хотя, например, в фондах РГАВМФ обнаружено свыше 1500 упоминаний при поиске «Попов». Поиски по фамилии Иванов в РГАВМФ указали о наличии более 4500 записей.
В ходе тестирования были выявлены хронологические некорректности. Например, на посвященном Первой мировой вой­не ресурсе [11], не подключенном к ЦФК портала «Архивы России», можно найти людей, призванных из Ленинградской области или г. Ленинграда (названных так в 1924 г.). На основе результатов тестирования можно утверждать об отсутствии синхронизации работы ЦФК портала «Архивы России» с каталогами государственных и муниципальных архивов как единого информационного ресурса.
Также нужно отметить выборочный характер подключения ресурсов архивов к исследуемому порталу. Так на нем не удалось обнаружить записей из, например, РГАВМФ, Военно-­исторического и Центрального архива Министерства обороны РФ. Некоторые дела или фонды военных архивов могут иметь ограничительные пометки, но это касается лишь части хранящейся информации, в основном относящейся к XX веку.
Необходимо указать, что по состоянию на дату исследования (сентябрь 2021 г.), название ресурса «Архивы России» не в полной мере соответствует смысловому содержанию и возможностям предоставляемого функционала. В защиту портала нужно отметить, что предусмотрена возможность сбора замечаний и предложений по его работе.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Авторы согласны с отсутствием необходимости полной оцифровки всех имеющихся в государственных архивах РФ фондов, понимая нескончаемость данного процесса и масштабность требуемых усилий. При этом, необходимо создание единого архивного каталога, заполняемого информацией (сведениями) по единым стандартам и принципам. Что не требует значительных финансовых вливаний при учете имеющихся наработок и опыта. Предсказуемо ожидаемые проблемные вопросы будут связаны с:
– распределением и настройкой полномочий пользователей;
– определением и фиксацией доверительных IP-адресов и протоколов;
– обеспечением информационной безопасности;
– бесперебойностью функционирования 24/7;
– разработкой алгоритма действий должностных лиц на случай возникновения чрезвычайных ситуаций;
– выработкой единых организационных мер: унификация и стандартизация понятийного аппарата, сроков и правил размещения (описания параметров), классификации (отношения) элементов фондов, требований к размещаемым изображениям.
Заявления об отсутствии в этом надобности являются деструктивными. Концепция реализации единого информационного портала должна строиться по принципу «Единого окна», реализуемого на подобии многофункциональных центров обслуживания населения, когда большинство индивидуальных запросов граждан можно решить в одном месте.
В случае практической реализации этого подхода, такое решение способно дать следующие результаты:
1)  стать источником уточнений для четкости планируемых к подаче запросов от граждан РФ, а также пользователей из других стран;
2) ускорить проведение исследований (не только исторических, но и экономических, в том числе в области государственного управления);
3) повысить эффективность использования ранее закупленного (приобретенного) серверного и других видов оборудования;
4)  уменьшить избыточную трудоемкость сотрудников архивов;
5)  повысить скорость служебной переписки и документооборота;
6)  снизить эксплуатационные издержки, связанные с поддержанием работоспособности центров хранения и обработки данных;
7)  увеличить число пользователей за счет привлечения зарубежной аудитории, расширив международное партнерство;
8)  повысить доходность от исполнения запросов зарубежных пользователей.
Необходимо отметить отсутствие рисков, связанных с распределением доходов от выполнения платных тематических запросов, по причине того, что их получает хранящий информацию архив. Пользователь самостоятельно определяет, что ему больше подходит и куда обращаться после изучения размещенной в ЦФК информации.