Учредитель журнала

Подходы к анализу информационных процессов в организации

УДК 005.86
EDN: MEHRJH

Тютюнник Вячеслав
Профессор, д. т. н., заслуженный работник культуры РФ, президент Международного информационного Нобелевского центра (МИНЦ) (Тамбов), профессор Московского государственного института культуры (Москва), профессор Тамбовского государственного технического университета (Тамбов).
E-mail: vmtyutyunnik@gmail.com

Баканов Арсений
Ведущий научный сотрудник Института психологии РАН (ИП РАН), д. т. н.
E-mail: arsb2000@pochta.ru

Введение

В настоящее время не вызывает сомнения, что оптимизацию управленческой деятельности любой организации необходимо начинать с анализа её внутренних и внешних информационных потоков и процессов. Такие задачи решаются с использованием методов искусственного интеллекта, машинного обучения и многокритериального анализа.
Трудоёмкость этой работы вызывает необходимость исследовать возможные подходы к анализу информационных процессов, а также разрабатывать новые методы и средства для его проведения.
Целью настоящей работы является обзор и обобщение возможных подходов к количественному анализу информационных процессов организации. В проведенном исследовании были определены следующие задачи: провести анализ взаимосвязи информационных процессов организации с управленческими процессами, рассмотреть управленческую деятельность и конкретно деятельность по принятию управленческих решений как совокупность информационных процессов, предложить подходы к количественному анализу информационных процессов организации.

Управленческая деятельность во взаимосвязи с информационными процессами организации

Деятельность по управлению организацией можно представить, как упорядоченную последовательность действий по подготовке, реализации и контролю исполнения управленческих решений. Анализ информации является основой каждого управленческого действия. Каждое управленческое решение отражается в документах, актах, приказах. Таким образом, всю деятельность по управлению организацией можно представить, как совокупность информационных процессов или процессов по преобразованию потоков информации. Независимо от того, в каком виде представлена информация, в виде бумажного документа или цифрового файла, управленческая деятельность подразумевает собой преобразование информации. Для анализа информационных процессов организации важной задачей является определение начала и окончания управленческого процесса.
Можно считать, что информация является объектом управленческой деятельности, а сама управленческая деятельность представляет собой деятельность по обработке информации. При этом «…управленческое решение как результат управленческой деятельности выступает направляющим вектором (всего процесса управленческой деятельности) для эффективного функционирования организации» [1].
В рамках управленческой деятельности анализ информационных процессов и информационных потоков осуществляется согласно решаемым задачам и потребностям организации. В настоящее время функционал, реализующий методы анализа информационных процессов и потоков, включается в состав корпоративной информационной системы ещё на стадии проектирования [2].
Среди подходов к реализации методов анализа информационных потоков и процессов организации можно выделить три наиболее известных:
1) системный, 2) процессный и 3) ситуационный (таблица 1).

Таблица 1. Описание системного, процессного и ситуационного подходов

В основе системного подхода лежит представление информационных процессов организации как взаимосвязанной системы. Термин «система» имеет целый ряд определений. Например, система может быть представлена, «как комплекс взаимодействующих компонентов» [3], также систему можно рассматривать в виде «множества взаимосвязанных элементов, обособленных от среды и взаимодействующих с ней, как целое» [4]. В ГОСТ Р ИСО/МЭК 15288–2005 система рассматривается как, некоторая комбинация взаимодействующих элементов, организованных для достижения одной или нескольких поставленных целей [5]. Система может быть определена, как – «конечное множество функциональных элементов и отношений между ними, выделенное из среды в соответствии с определённой целью в рамках определённого временного интервала» [6]. Возможно рассматривать систему как совокупность взаимосвязанных частей, каждая из которых дополняет всю систему в целом, так, что в целом система, несводима к сумме своих частей и обладает структурной организацией [1]. В свою очередь, организация может быть определена, как некая сущность, состоящая из взаимосвязанной, упорядоченной совокупности структурных единиц (подразделений), осуществляющая согласованную деятельность для достижения поставленной цели.
Системный подход к анализу информационных процессов управленческой организации подразумевает последовательное исполнение ряда этапов:
1) выбор предметной области для проведения анализа;
2) формирование иерархии целей и задач проведения анализа, определение структуры системы и состава подсистем;
3) определение влияния каждой подсистемы на систему, а также учёт обратного влияния;
4) учёт возможной динамики развития и изменения информационных процессов и потоков.
Осуществлять анализ информационных процессов и информационных потоков организации возможно с позиций процессного подхода, в рамках которого предполагается, что управление организацией и совокупность информационных процессов представляет собой непрерывную последовательность выполняемых функций или действий, которые отражаются в информационных процессах и информационных потоках организации. Такую последовательность взаимосвязанных между собой информационных процессов возможно представлять, как упорядоченную совокупность информационных потоков.
С позиций ситуационного подхода предполагается, что конкретная ситуация является основой для выбора критериев и методов проведения анализа. При этом анализ информационных процессов необходимо проводить, учитывая факторы внутренней среды организации (внутренние переменные) и окружающей среды (внешние переменные), во взаимосвязи с конкретной ситуацией. Ситуационный подход позволяет оперативно проводить анализ информационных процессов, а также достигать поставленных целей при динамичном развитии событий во внутренней и внешней среде организации.
Информационные процессы организации и процессы принятия управленческих решений

Информационные процессы и информационные потоки в организации обусловлены управленческой деятельностью. Процесс управленческой деятельности организации состоит из последовательной череды принятых решений, часто сопровождающихся возникновением проблемных ситуаций, которые обусловлены как внешними воздействиями, так и внутренними причинами. К внутренним причинам можно отнести недостаточно хорошо организованную и структурированную управленческую деятельность, либо неэффективное планирование. К внешним причинам можно отнести кардинальные изменения во внешней среде, такие как, например, изменения в законодательстве. При возникновении проблемной ситуации организации приходится тратить часть управленческого ресурса для проведения анализа информационных процессов и потоков в целях оперативного реагирования. При этом необходимо различать случайные и системные проблемные ситуации. К случайным проблемным ситуациям можно отнести ситуации, наступившие в результате неконтролируемых внешних воздействий, к системным – результаты системной, регулярной деятельности организации (осознанной или не осознанной).
Проведение анализа информационных процессов и потоков организации позволяет выявить причины возникновения проблемных ситуаций и осуществить прогнозирование в целях недопущения возникновения системных проблемных ситуаций.
Для выявления причин системных проблемных ситуаций используются методы, основанные на анализе информационного потока документов организации [1, 2]. В рамках ежедневного функционирования организации информационный поток документов накапливается в корпоративных информационных системах, и может достигать большого объёма. В результате проведённых исследований [1] были выявлены критерии, на основании которых можно оценивать вероятность возникновения системной проблемной ситуации. К таким критериям можно отнести несвоевременный выбор документов, необходимых для принятия управленческого решения, или совокупность некорректных поисковых запросов [1]. К системной проблемной ситуации может приводить как недостаток необходимой информации, так и её избыток. П. Ф. Друкер и Д. А. Макьярелло отмечали: «Большой объем более качественной информации не решает проблемы коммуникации и не устраняет отсутствие взаимопонимания. Напротив, чем больше информации, тем больше потребность в эффективной коммуникации. Другими словами, чем больше информации поступает, тем большее непонимание может возникнуть…» [7]. Следовательно, наряду с выбором подхода, наряду с разработкой методов анализа информационных процессов организации, немаловажной задачей является определение объёма необходимой и достаточной информации.
Принятие управленческих решений является наиболее важным этапом в управлении организацией и включает в себя: планирование, постановку цели, исполнение и последующий контроль достижения поставленной цели.
В процессе управления «принятие решений входит в любую деятельность и может относиться и ко всей деятельности в целом, и к отдельным действиям, либо к компонентам действия» [8]. Во многих областях научного знания, как гуманитарных, так и технических изучаются проблемы принятия решений. В технических областях научного знания подход в проблеме принятия решений осуществляется с позиций рационального выбора, формализации поведения человека и его предпочтений. В гуманитарных науках учитываются индивидуальные особенности конкретного человека, например, индивидуальный стиль деятельности, когнитивный стиль, то есть характерные для конкретного человека устойчивые познавательные предпочтения, способности, которые проявляются, в частности, в использовании определённых способов поиска и переработки информации.
Трудовая деятельности лица, принимающего решения (ЛПР), может быть оценена совокупностью критериев, к которым относятся: безошибочность, оперативность, эффективность, результативность, надёжность и т. д. Принятие решений в группе [9–11] обладает своими особенностями, а именно необходимостью учёта мнения каждого члена группы и коммуникабельность. Использование информационных технологий в процессе группового принятия решений позволяет оценивать результативность с точки зрения информационных процессов, использования информационных ресурсов организации. Возможно учитывать объём и количество переданной информации, а также время, которое затрачено в процессе групповой деятельности по принятию управленческих решений. Результативность групповой управленческой деятельности по принятию решений достигается не только знаниями, умениями и навыками по принятию управленческих решений каждого участника группы, но и результативностью информационных процессов организации, информационно-­технологическим или техническим обеспечением процесса групповой деятельности.
Группу лиц, принимающих решения, можно рассматривать как структурированную или неструктурированную систему управления. Каждого члена группы – сотрудника организации или приглашённого эксперта – можно рассматривать как элемент системы. В процессе принятия группового решения всех участников группы объединяют телекоммуникационные каналы, информационные процессы и потоки. Такая система управления, состоящая из элементов, связанных между собой телекоммуникационными каналами, информационными процессами и потоками, представляет собой динамическую, распределённую управленческую структуру.
Групповая управленческая деятельность в любой организации подчиняется как общим нормативным принципам управленческой деятельности, так и частным, т. е. присущим конкретной организации.

Офисная организация работы
Источник: Israel Andrade / unsplash.com

Общие принципы управленческой деятельности неразрывно связаны с методами управленческой деятельности, которые в каждой конкретной организации приобретают свою специфичность и уникальность, т. е. используемая совокупность общих принципов и методов управления гармонично сочетается с уникальными, специфичными для каждой конкретной организации принципами и методами управленческой деятельности.
Как правило, при управлении организацией вышеперечисленные административные, экономические и социально-­психологические методы используются совместно. Это обусловлено тем, что каждая группа методов в отдельности имеет как преимущества, так и недостатки. Административные методы управления организацией зависят не только от личности руководителя, но и от структуры организации. В свою очередь, экономические методы управленческой деятельности оказывают влияние только на тех сотрудников организации, для которых важно материальное стимулирование, в то время как в каждой организации всегда найдутся сотрудники, для которых важен карьерный или профессиональный рост, либо сам процесс взаимодействия в коллективе. В этой связи только использование вышеперечисленных методов в совокупности позволит достичь желаемых результатов и стоящей перед организацией цели.
Важно отметить, что какие бы методы не использовались, управленческая деятельность представляет собой совокупность информационных процессов, отдельным элементом или этапом каждого информационного процесса является управленческое решение. В свою очередь, управленческое решение представляет собой информационный процесс. Под принятием управленческих решений можно понимать такую деятельность, которая связана с выбором одной из нескольких возможных альтернатив или вариантов. Результатом такой деятельности, т. е. деятельности по осуществлению выбора, является решение. Поскольку в каждой управленческой организации имеется корпоративная информационная система, то каждое принятое решение, равно как и вся управленческая деятельность в виде совокупности информационных процессов, находит своё отражение в информационной системе.

Использование корпоративных информационных систем для анализа информационных процессов

Использование корпоративных информационных систем целесообразно и экономически оправдано. Информационные системы предоставляют большой спектр функций для информационной поддержки управленческой деятельности, предоставляют интеллектуальные, аналитические и другие функции [2]. Современные информационные системы используют достижения цифровых и интеллектуальных технологий с целью информационной поддержки управленческой деятельности. Информационные системы отражают информационное взаимодействие и информационные потоки, как во внутренней, так и во внешней среде организации. Принятие управленческих решений является основой профессиональной деятельности руководителя организации, а цикл их принятия является упорядоченной совокупностью информационных процессов [12]. В большинстве современных информационных системах реализованы интеллектуальные функции поддержки управленческой деятельности, использование которых позволяет минимизировать затраты и повысить качество управленческой деятельности. Использование интеллектуальных технологий и функций поддержки управленческой деятельности является актуальной тенденцией в управлении организацией. Интеллектуальные технологии и функции информационных систем позволяют своевременно отвечать на конкурентные вызовы внешней среды и совершенствовать управленческую деятельность за счёт повышения качества принимаемых решений.
Корпоративная информационная система представляет собой совокупность информационных средств и технологий, осуществляющих функции хранения, поиска, обработки и предоставления информации. Информационные системы включают в себя функционал по управлению ресурсами организации. К ресурсам организации относятся элементы, составляющие экономический потенциал организации: трудовые ресурсы, капитал, материалы, технологии и информация (информационные ресурсы). Информационные ресурсы организации представляют собой совокупность баз данных, посредством которых осуществляется сбор, обработка и хранение корпоративной информации.
Основной функцией информационной системы является обработка информационных потоков и отражение информационных процессов организации в целях информационной поддержки управленческой деятельности.
Отражение информационных процессов, информационное обеспечение и информационная поддержка процесса принятия управленческих решений приобретает актуальное значение на современном этапе развития общества. В современных условиях экономических и социальных вызовов увеличивается количество требований, предъявляемых к информационным технологиям и к информационному обеспечению управленческой деятельности.
Своевременное и оперативное предоставление управленческой, финансовой и научно-­технической информации – основная задача информационного обеспечения управленческой деятельности. Использование информационных систем повышает результативность управленческой деятельности и эффективность процесса принятия управленческих решений. На современном этапе развития общества наиболее важной задачей, стоящей перед организацией, является поиск и анализ информации в целях разработки стратегий организационного развития. Сегодня способность организации эффективно осуществлять поиск и анализ информации позволяет эффективно противостоять внешним вызовам и активно реализовывать потенциал для развития. Такие информационные ресурсы организации, как информационная система, совокупность корпоративных баз данных, научно-­технических библиотек и т. д., являются основой для разработки и формирования стратегий организационного развития. С использованием информационных ресурсов организации осуществляется поиск, обработка, хранение и своевременное предоставление всей необходимой информации.
В зависимости от цели и задач, стоящих перед организацией, определяется функционал корпоративной информационной системы и набор подсистем. На рис. 1 представлен набор подсистем, входящих в один из вариантов реализации информационной системы управленческой организации. В состав информационной системы (см. рис. 1) входят подсистемы, осуществляющие обработку информации и обеспечивающие информационную поддержку деятельности организации. К таким подсистемам можно отнести базы знаний и базы данных, экспертную систему, электронный документооборот, электронный бухгалтерский учёт, кадровый учёт, электронную библиотеку и др.

Рис. 1. Структурная схема варианта реализации информационной системы организации

Каждая из информационных подсистем на рис. 1 обрабатывает информационные процессы организации по своему профилю, осуществляет хранение данных в базе данных организации. В своей совокупности все информационные подсистемы обрабатывают совокупность информационных процессов организации.
Функционал информационных подсистем организации позволяет решать широкий спектр задач. К задачам электронного документооборота относят организацию работы с документами (в т. ч. с электронными) на всех этапах их обработки, включая создание, редактирование, хранение и т. д., организацию информационного взаимодействия всех структурных подразделений и отдельных сотрудников организации, организацию потоков и маршрутизацию потоков документов, включая множество таких функций и сервисов, как поиск, работа со справочниками, классификация, формирование отчётов и т. д.
Использование экспертных подсистем в контуре корпоративной информационной системы обусловлено большим количеством задач и направлений деятельности, в которых востребованы интеллектуальные функции для поддержки управленческой деятельности организации. Экспертные подсистемы возможно использовать как по отдельным предметным или тематическим направлениям, так и проблемам, связанным с отдельно взятым проектом. Для результативного применения экспертной подсистемы необходимо, чтобы в ней была в полной мере отражена предметная область. Именно полнота отражения предметной области накладывает ограничения на широкое использование экспертных подсистем в процессе принятия управленческих решений. Полнота отражения предметной области зависит от эффективности извлечения предметных знаний, технологий генерации знаний из структурированных, слабоструктурированных и неструктурированных источников. Форма представления знания должна обеспечивать возможность как представления, так и дальнейшего использования знания для получения логических выводов. Полнота отражения предметной области и несовершенство формы представления знаний являются препятствиями для повсеместного использования экспертных подсистем.

Работа на швейной фабрике, Китай
Источник: ChinaImages / depositphotos.com

Базы знаний представляют собой ресурсоёмкие задачи с использованием элементов искусственного интеллекта. Применение баз знаний в деятельности организации имеет в настоящее время существенные ограничения. Основой разработки баз знаний являются исследования управленческих процессов, прецедентов и эвристик принятия решений экспертами, а также технологии извлечения знаний и проектирования функционала и пользовательского интерфейса подсистем информационной поддержки принятия решений. Актуальным научным направлением является анализ процессов принятия решений, выявление особенностей и специфики таких процессов, анализ информационных ресурсов организации, создание методов и интеллектуальных алгоритмов, позволяющих использовать эти данные для информационной поддержки принятия решений.
Основной задачей управления кадровыми ресурсами можно считать осуществление кадровой политики организации. К другим задачам управления персоналом можно отнести: эффективное использование трудовых ресурсов, кадровое планирование, обучение и аттестация персонала, сплочение и мотивация сотрудников организации; формирование организационной структуры.
Все вышеперечисленные функции информационных подсистем взаимосвязаны и в процессе деятельности динамично сочетаются, поскольку они все предназначены для эффективного существования организации. К основным функциям любой информационной системы можно отнести сбор, обработку и представление данных пользователю. «Использование данных, имеющихся в информационной системе, открывает широкие возможности совершенствования управленческой деятельности, позволяет оперативно использовать информационный ресурс для поддержки управленческих решения. Например, для анализа данных о принятых решениях в процессе выполнения поставленных оперативных задач можно исследовать информационные процессы, сопровождающие выполнение этих задач» [13–15].
Исследование информационных процессов организации целесообразно проводить с позиций конкретного подхода к анализу, который в свою очередь зависит от стиля управленческой деятельности в организации. С позиций конкретного подхода к анализу информационных процессов в организации возможно обобщить и осуществить анализ информации, относящейся к различным информационным потокам. Значительный научный интерес представляет проведение исследования и сравнения различных подходов к анализу информационных процессов организации. Так, например, если сравнивать системный и ситуационный подход к анализу информационных процессов организации, то вероятно они будут различаться по информационным источникам, длительности информационных процессов и, соответственно, иметь различные моменты начала и окончания информационного процесса. При этом необходимо учитывать ещё такие критерии как успешность и жизнеспособность организации [16–18], поскольку количественный анализ информационных процессов и время принятия управленческого решения имеет значение только во взаимосвязи с результативностью. Для количественного анализа информационных процессов организации необходима фиксация начала и окончания информационного процесса, которому необходимо поставить в соответствие управленческий процесс. В свою очередь оценка начала и окончания управленческого процесса зависит от выбранного подхода. Моменту начала и окончания управленческого (информационного) процесса соответствуют фиксированные состояния в базе данных организации. Измеряя расстояния между этими состояниями [19, 20], например, используя редакционное расстояние Левенштейна (дистанция редактирования), как разность по модулю между двумя последовательностями символов или используя углы между векторами или векторные расстояния, можно количественно оценить информационные процессы организации и их динамику.

Заключение

В процессе жизнедеятельности организации в корпоративных информационных системах накапливаются значительные объёмы информации. В базах данных информационных систем хранятся наборы данных, отражающие все аспекты деятельности организации. Результаты управленческой деятельности – совокупности процессов принятия управленческих решений, как последовательности информационных процессов, также находят своё отражение в базах данных организации.

Управленческая команда
Источник: londondeposit / depositphotos.com

В целях анализа и оценки эффективности информационных процессов требуется проведение количественного анализа. Для количественного анализа информационных процессов организации необходимо определить момент начала и окончания управленческого процесса, поскольку эти моменты совпадают с началом и окончанием информационного процесса. Определить момент начала и окончания управленческого процесса возможно лишь на основе определённого подхода, который позволяет выделить конкретный управленческий процесс и соответствующий ему информационный процесс.
На основе конкретного подхода к анализу информационных процессов организации возможно обобщить и осуществить анализ информации, относящейся к различным информационным потокам. Исследование и сравнение подходов к анализу информационных процессов организации представляет собой актуальную задачу и открывает широкие возможности для разработки методов и средств, направленных на реализацию поддержки принятия управленческих решений. Для реализации указанных методов и средств необходимо выявить информационные источники, определить информационные потоки, связанные конкретными информационными процессами организации. Определение момента начала и окончания информационного процесса, наряду с выявлением соответствующих информационных потоков, позволит эффективнее разрабатывать интеллектуальные сервисы, необходимые для поддержки управленческой деятельности [1]. Неоспоримым преимуществом разработанных таким образом сервисов будет иметь возможность динамически предоставлять оперативную информацию в режиме реального времени с привязкой к управленческим процессам организации.
В статье рассмотрены возможные подходы к количественному анализу информационных процессов в организации. При проведении исследования были решены следующие задачи: проведен анализ и выявлена взаимосвязь информационных процессов организации с управленческими процессами, рассмотрена возможность представления управленческой деятельности как совокупности информационных процессов.

Статья выполнена по государственному заданию № 0138-2022-0010 «Регуляция профессионального взаимодействия в условиях организационных и технологических вызовов».